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Code de confidentialité des renseignements personnels

Date de la dernière mise à jour : 13 juillet 2018

Chez Desjardins Assurances, le respect de la vie privée de nos clients est un élément important de notre engagement à offrir un excellent service. Le maintien de la confidentialité des renseignements personnels des clients est au cœur même des activités de Desjardins Assurances. C'est pourquoi nous avons édicté le présent code, qui énonce les principes adoptés à cet égard.

Voici la définition de quelques termes employés dans le code :

  • « Renseignements personnels », tout renseignement, factuel ou subjectif, sous quelque forme que ce soit, qui concerne un individu identifiable, à l'exception du nom d'un salarié, de son titre, et de l'adresse et du numéro de téléphone de son lieu de travail.
  • « Tiers », toute personne physique ou morale extérieure à Desjardins Assurances et sans affiliation avec elle.
  • « Nous », Desjardins Assurances et les sociétés d'assurances de dommages qui lui sont affiliées.
  • « Vous », toute personne au sujet de laquelle nous recueillons des renseignements personnels pour la poursuite de nos activités d'assurance de dommages. Ce terme comprend nos assurés et ex-assurés, les proposants, les demandeurs d'indemnités et toutes les autres personnes impliquées dans un sinistre. Il ne comprend cependant pas les personnes morales ni les personnes physiques qui exercent leurs activités dans le cadre d'entreprises individuelles, de sociétés en nom collectif ou d'associations.

Responsabilité

Nous sommes garants de tous les renseignements personnels dont nous disposons et avons désigné un responsable de la protection de la vie privée qui rend compte de notre respect du code.

Le responsable sera assisté dans ses fonctions par les employés qui, au sein de notre compagnie, sont chargés de recueillir et de traiter les renseignements personnels dans le cadre de leurs activités quotidiennes.

Si nous devons transmettre des renseignements personnels à des tiers, nous veillerons, par voie contractuelle ou autrement, à ce que les tiers accordent à ces renseignements le même degré de protection que nous.

Nous avons établi et mis en œuvre des politiques et des méthodes pour donner effet au code et ainsi protéger vos renseignements personnels, recevoir les plaintes et les demandes d'information des clients et y donner suite.

Objet de la collecte des renseignements

La collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels des clients se font dans le but de leur fournir des produits et services d'assurance de dommages. Plus précisément, nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels nécessaires pour vous contacter, ainsi que des tiers, à des fins suivantes :

  • étudier vos propositions et demandes de soumission d'assurance;
  • communiquer avec vous au sujet de celles-ci;
  • émettre et gérer vos soumissions et contrats d'assurance;
  • traiter vos demandes d'indemnité;
  • prévenir et déceler les fraudes, et poursuivre les contrevenants;
  • réaliser des statistiques;
  • promouvoir nos produits et services;
  • agir dans la mesure exigée ou permise par la loi.

Nous vous indiquerons, verbalement ou par écrit, à quelles fins nous recueillons vos renseignements personnels, soit avant la collecte, au moment même de ladite collecte ou dans les meilleurs délais par la suite.

Avant d'utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels à d'autres fins, nous obtiendrons votre consentement, à moins que cela ne soit exigé par la loi.

Vos renseignements personnels ne seront en aucun cas vendus ou communiqués de façon inacceptable à des tiers.

Consentement

Nous avons besoin de votre consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels.

Le fait de nous fournir de votre plein gré certains renseignements personnels, notamment lorsque vous effectuez une demande de soumission d’assurance, équivaut à un consentement implicite de votre part (si nous n'avons pas déjà obtenu votre consentement verbalement ou par écrit) à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels aux fins spécifiées antérieurement, conformément au présent Code de confidentialité des renseignements personnels.

Dans certaines circonstances, nous pouvons vous demander de nous transmettre des renseignements personnels concernant d’autres personnes à assurer ou déjà assurées en vertu de votre contrat d’assurance. Lorsque vous nous fournissez les renseignements personnels d’une autre personne, vous vous engagez à obtenir son consentement à nous les transmettre et à les utiliser, conformément au présent Code de confidentialité des renseignements personnels.

Dans des circonstances exceptionnelles et autorisées par la loi, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement.

Vous pouvez annuler votre consentement en tout temps, moyennant un préavis raisonnable, sous réserve des obligations légales ou contractuelles que nous pourrions être tenus de remplir. Le retrait du consentement pourrait nous empêcher de vous fournir les produits ou services d'assurance demandés et notamment de traiter une soumission d'assurance ou une demande d'indemnité.

Limitations à la collecte

Nous ne recueillerons pas plus de renseignements que ceux nécessaires aux fins spécifiées. La collecte des renseignements personnels se fera principalement auprès des clients eux-mêmes, mais il est possible que nous en obtenions aussi de sources externes, par exemple d'autres assureurs de dommages, des bases de données publiques et privées possédant des renseignements en matière d'assurance et de sinistres, et des agences d'évaluation du crédit.

Limitations à l'utilisation, à la communication et à la conservation des renseignements

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à d'autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf si vous y consentez ou que la loi l'exige ou le permet.

Nous pouvons être tenus de communiquer vos renseignements personnels à des sources extérieures conformément aux exigences de la loi et des règlements sur les assurances ou aux pratiques généralement reconnues en assurance.

Les renseignements personnels que nous détenons ne seront conservés que le temps nécessaire aux fins spécifiées. Lorsqu'ils ne seront plus nécessaires aux fins spécifiées, ou pour répondre aux exigences de la loi, notamment, ils seront détruits, effacés ou anonymisés.

Il est possible que nous conservions ou partagions vos renseignements personnels avec des fournisseurs de services situés à l'extérieur du Canada. Le cas échéant, nous nous assurons, par voie contractuelle ou autre, que ceux-ci soient protégés par des mesures offrant un degré comparable de protection. Vos renseignements personnels seraient alors soumis aux lois de cette juridiction et pourraient donc être accessibles aux autorités de cette juridiction.

Exactitude des renseignements

Nous ferons tout en notre pouvoir pour que vos renseignements personnels demeurent aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Nous comptons généralement sur vous pour tenir vos renseignements à jour, par exemple en nous fournissant votre nouvelle adresse et autres coordonnées en cas de déménagement.

Si vous nous fournissez la preuve que les renseignements personnels figurant dans votre dossier sont inexacts, nous les réviserons ou les corrigerons. Les renseignements personnels constituant une question d'opinion ne seront pas considérés comme inexacts et ne seront ni modifiés ni corrigés.

Mesures de sécurité

Nous protégerons, par des mesures de sécurité appropriées, vos renseignements personnels contre la perte, le vol et toute consultation, transmission, reproduction, utilisation ou modification non autorisée.

Accès aux renseignements

Vous avez le droit de consulter et de faire corriger les renseignements personnels que nous détenons et qui vous concernent. Pour consulter votre dossier, faites une demande écrite au Service à la clientèle, à l'adresse indiquée ci-dessous. Vous recevrez une réponse dans les 30 jours ou tout autre délai supérieur permis ou imposé par la loi.

L'accès à vos renseignements personnels pourra être limité ou même vous être refusé, mais uniquement dans les cas où la loi le permet ou l'exige.

Utilisation de fichiers témoins (cookies)

Des fichiers témoins sont utilisés dans notre site. Ces fichiers permettent d'identifier votre navigateur d'une visite à l'autre et d'une page à l'autre, de façon à faciliter votre accès et votre navigation à l'intérieur de notre site. Les fichiers témoins ne peuvent être lus que par le site Web qui les transmet à votre ordinateur.

Lorsque vous accédez à une page de notre site directement ou par l'intermédiaire d'une publicité qui vous y redirige, un fichier témoin est automatiquement créé dans votre ordinateur. Notre serveur et possiblement les serveurs publicitaires externes ont accès à ce fichier, nous permettant de vous offrir une meilleure expérience sur notre site ou dans certains cas de suivre votre activité afin de promouvoir certains de nos produits. Bien qu'un code dans le fichier témoin permette de vous identifier en tant qu'utilisateur particulier, il ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse. Aucun renseignement personnel n'est recueilli par l'entremise de nos fichiers témoins.

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Nous utilisons deux types de témoins :

  1. Le témoin volatil (de la session) : celui-ci n'est pas stocké sur votre disque dur, mais gardé en mémoire pour la durée de votre session. Il permet de vous identifier et il est supprimé lorsque vous quittez le site transactionnel;
  2. Le témoin persistant : celui-ci est stocké sur votre ordinateur et sera récupéré à votre prochaine visite. Notez que les témoins sont des fichiers texte conçus de manière à empêcher l'entreposage des virus ou de toute autre donnée présentant un risque.

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Transparence

Pour toute question au sujet de notre code, vous pouvez contacter notre Centre de relations avec la clientèle :

Par courrier

Centre de relations avec la clientèle
Desjardins Assurances
Case postale 7065
Mississauga (Ontario)  L5A 4K7
Par Téléphone : 1 800 794-0008

Contestation de la conformité

Si vous croyez que nous ne respectons pas notre code de protection des renseignements, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre Centre de relations avec la clientèle. Nous traitons toutes les plaintes et, lorsqu'il s'avère qu'une plainte est justifiée, nous prenons toutes les mesures nécessaires pour corriger la situation.

Si votre plainte ne peut être réglée par notre processus interne, vous pourrez alors vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada par l'entremise de leur site Web.

Les informations présentées sur ce site, incluant le présent Code de confidentialité des renseignements personnels, peuvent être modifiées sans préavis. En utilisant ce site, vous reconnaissez qu’il est de votre responsabilité d’en vérifier les mises à jour.