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Évitez le pire avec un plan de continuité des activités

Défaillance des systèmes informatiques, pénurie de main-d’œuvre, incendie, inondation : votre entreprise survivrait-elle à une catastrophe? On estime que 43 % des entreprises qui subissent une crise majeure ne s’en remettent jamais1. Une bonne façon d’aider votre entreprise à se sortir rapidement d’une situation critique est de la doter d’un plan de continuité des activités.

Adoptez un plan de continuité des activités

Pourquoi utiliser un plan?

Le plan de continuité des activités a pour objectif de réduire au minimum les impacts d’un incident majeur sur la pérennité de votre entreprise. Il s’agit d’un document stratégique, officiel et régulièrement mis à jour1 avec la participation de vos équipes sur le terrain. Il vous permet de planifier votre réaction à un sinistre grave et de prévoir des mesures pour que les secteurs vitaux de votre entreprise puissent poursuivre leurs activités. Votre plan doit pouvoir se déployer dans les 12 heures suivant un sinistre.

Le plan de mesures d’urgence est complémentaire au plan de continuité des activités. Il permet d’améliorer la résilience de votre entreprise en cas d’incendie ou d’autre incident majeur en réduisant les risques, les dommages évitables et les impacts négatifs.

Profitez des avantages

Le plan de continuité des activités comporte des avantages considérables tels que :

  • la protection ou le remplacement rapide des biens essentiels (équipements, documents, marchandises, etc.);
  • la réduction ou l’atténuation des interruptions de façon à réduire les pertes de revenus;
  • la conservation des actifs humains (employés et clients) nécessaires à la poursuite des activités;
  • le maintien de la bonne réputation de votre organisation;
  • l’assurance d’une certaine cohésion en dépit de la confusion qui peut régner en cas d’urgence;
  • la démonstration d’une attitude d’affaires proactive de votre part auprès de vos clients et employés.

Les 5 étapes à suivre pour élaborer votre plan

1. Recensez les fonctions et services essentiels de votre entreprise

Déterminez les actifs critiques de votre entreprise :

  • un service dont l’interruption a des répercussions sur la santé et la sécurité des gens;
  • un service susceptible de paralyser une unité d’affaires si certaines activités ne sont pas réalisées dans un délai établi;
  • un service qui doit être exécuté afin de satisfaire à certaines exigences d’ordre réglementaire ou d’éviter une rupture de contrat.

Cette activité vous aidera à créer votre liste de services essentiels par service ou par unité d’affaires.

2. Constituez une équipe de préparation aux urgences

  • Répertoriez les renseignements concernant les activités critiques à maintenir.
  • Consultez les équipes de chacune de vos unités d’affaires afin de déterminer et de mettre en place des mesures de continuité des activités en cas d’urgence.
  • Définissez les mesures détaillées d’intervention pour chaque fonction ou service essentiel.
  • Désignez un responsable (gestionnaire ou employé) de la prise en charge pour chacune de vos unités d’affaires.
  • Gardez en tout temps le contact avec vos employés clés pour leur permettre de suivre l’évolution de la situation, de comprendre leurs rôles respectifs et de participer au déploiement de votre plan de continuité des activités.

3. Analysez les effets des interruptions de service

Définissez les impacts des interruptions de service sur votre entreprise (perte de revenus potentiels, dépenses additionnelles, etc.). Vous pourrez ainsi évaluer le temps de survie de votre entreprise si elle est privée d’un service.

4. Prévoyez des dispositions pour assurer la continuité de vos activités

  • Planifiez le déménagement éventuel de vos installations.
  • Prévoyez des mesures pour débloquer rapidement des ressources financières d’urgence.
  • Assurez-vous d’avoir une solution de remplacement rapide des équipements essentiels à vos activités.
  • Prévoyez des mécanismes pour joindre vos clients afin de les assurer qu’en dépit du sinistre, votre entreprise est en mesure de poursuivre ses activités.
  • Élaborez une liste des fournisseurs et des entrepreneurs qui pourraient assurer le maintien de vos activités grâce à un approvisionnement d’urgence.
  • Conservez des copies de sécurité des données vitales hors des lieux physiques de votre entreprise.

5. Testez, révisez et mettez à jour votre plan

  • Mettez votre plan à l’essai pour en vérifier l’exactitude, la pertinence et l’efficacité. Vous pourrez ainsi détecter les points à améliorer.
  • Votre plan de continuité des activités doit être tenu à jour et révisé régulièrement afin d’être mis en place rapidement et efficacement à la suite d’un sinistre.

En conclusion

Les actifs de votre entreprise doivent être protégés et maintenus au même niveau qu’avant l’incident. De plus, n’oubliez pas de réévaluer chaque année votre contrat d’assurance afin de vérifier vos couvertures en cas de catastrophe.

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En collaboration avec
WILFRID TANGUAY INC., Services d’inspection en prévention des risques

L’information contenue dans cette capsule est d’ordre général et est fournie à titre informatif seulement. Elle n’est pas exhaustive. Toute mesure prise à la suite de la lecture de cette capsule doit être exécutée en toute sécurité et, au besoin, par une personne expérimentée et habilitée à le faire.

Sources :

1 Développement économique, Innovation, Exportation Québec, Guide en gestion de la continuité des opérations.

BDC, 8 étapes pour planifier votre réponse aux urgences et catastrophes.

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